Việc triển khai Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) có thể mang tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như tăng hiệu quả, năng suất và lợi nhuận. Tuy nhiên, đó cũng có thể là một quá trình đầy thách thức và phức tạp. Dưới đây là best practices giúp doanh nghiệp thành công trong “hành trình” triển khai ERP:
- Thiết lập Mục đích và Tiêu chí rõ ràng
- Thành lập nhóm Chuyên trách Triển khai
- Tiến hành Đánh giá kỹ lưỡng các Nhu cầu
- Lựa chọn Hệ thống ERP phù hợp
- Lập kế hoạch Quy trình Triển khai
- Cung cấp Chương trình Đào tạo đầy đủ
- Kiểm tra hệ thống trước khi Go-Live
- Có kế hoạch Hỗ trợ sau triển khai
- Giao tiếp Hiệu quả
- Theo dõi và Cải thiện liên tục
Thiết lập Mục đích và Tiêu chí rõ ràng
Doanh nghiệp nên xác định các quy trình kinh doanh sẽ chịu tác động của hệ thống ERP, xác định các Chỉ số Đánh giá Hiệu suất (KPI) chính để đo lường thành công. Mục đích và tiêu chí rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tập trung và thống nhất trong suốt quá trình triển khai.
Thành lập nhóm Chuyên trách Triển khai
Việc triển khai ERP cần một nhóm chuyên trách để quản lý quy trình từ đầu đến cuối. Trong nhóm nên có đại diện từ các bộ phận khác nhau, những người có thể cung cấp kiến thức chuyên môn trong các lĩnh vực tương ứng của họ. Nhóm cũng cần phải có một người quản lý dự án có thể giám sát và đảm bảo việc triển khai luôn đi đúng hướng.
Tiến hành Đánh giá kỹ lưỡng các Nhu cầu
Về cơ bản, doanh nghiệp có thể phân tích các quy trình kinh doanh hiện tại, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và xác định chức năng cần thiết trong hệ thống ERP. Đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn một hệ thống ERP đáp ứng nhu cầu kinh doanh của mình.
Lựa chọn Hệ thống ERP phù hợp
Khi lựa chọn một hệ thống ERP, doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố như chức năng, khả năng mở rộng, tính dễ dàng sử dụng và chi phí. Ví dụ: hãy xem liệu hệ thống ERP có cần tích hợp tốt với các ứng dụng hiện có hay không; liệu có thể dễ dàng tùy chỉnh hệ thống để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp hay không.
Lập kế hoạch Quy trình Triển khai
Bước quan trọng này bao gồm việc tạo một kế hoạch dự án chi tiết, xác định các mốc quan trọng và vây dựng timeline cụ thể. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xác định các rủi ro tiềm ẩn và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng để giải quyết.
Cung cấp Chương trình Đào tạo đầy đủ
Các hệ thống ERP có thể phức tạp và yêu cầu chương trình đào tạo đầy đủ để đảm bảo nhân viên có thể sử dụng một cách hiệu quả. Doanh nghiệp nên cung cấp chương trình đào tạo toàn diện cho nhân viên để đảm bảo họ hiểu rõ cách sử dụng hệ thống ERP và tác động của hệ thống đến công việc hàng ngày của họ. Các cách thức đào tạo có thể bao gồm đào tạo trên lớp học, đào tạo trực tuyến và đào tạo tại chỗ.
Kiểm tra hệ thống trước khi Go-Live
Doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ra mắt hệ thống ERP để đảm bảo các chức năng hệ thống như dự kiến. Điều đó có nghĩa là kiểm tra tất cả các mô-đun, xác minh tính chính xác của dữ liệu, đồng thời xác định và giải quyết các vấn đề một cách kịp thời. Môi trường thử nghiệm phải độc lập để tránh làm gián đoạn hoạt động sản xuất.
Có kế hoạch Hỗ trợ sau triển khai
Việc triển khai ERP không kết thúc bằng việc go-live. Doanh nghiệp nên có kế hoạch hỗ trợ sau khi triển khai để đảm bảo hệ thống tiếp tục hoạt động hiệu quả. Một kế hoạch bao gồm cung cấp chương trình đào tạo liên tục, tiến hành bảo trì hệ thống thường xuyên và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Giao tiếp Hiệu quả
Sự giao tiếp, hỗ trợ và tham gia hiệu quả của lãnh đạo có thể đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng và tạo động lực cho nhân viên, góp phần vào sự thành công của việc triển khai. Giao tiếp phải rõ ràng, ngắn gọn và kịp thời trong suốt quá trình.
Theo dõi và Cải thiện liên tục
Bước này là bắt buộc, vì việc triển khai ERP là một quá trình liên tục. Ví dụ: các doanh nghiệp có thể tiến hành thẩm tra hệ thống thường xuyên, xem xét các quy trình và thủ tục cũng như thu thập phản hồi của người dùng để đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục.
Triển khai ERP là một quá trình phức tạp, đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện một cách cẩn thận. Thực hiện theo các best practice có thể giúp các doanh nghiệp tránh được những cạm bẫy phổ biến và đạt được thành công trong việc triển khai ERP. Các bí quyết và chiến lược triển khai ERP bổ sung có sẵn trong các bài viết sau:
- Cách lựa chọn hệ thống ERP tốt nhất cho doanh nghiệp
- 7 thất bại khi triển khai ERP và bài học kinh nghiệm
Giới thiệu về Công ty TNHH Giải pháp Data V Tech (hay còn gọi là Data V Tech):
Data V Tech là đối tác ủy quyền của Tập đoàn Phần mềm Epicor tại Châu Á Thái Bình Dương, có 20 năm kinh nghiệm triển khai Epicor ERP (phiên bản hiện tại: Kinetic). Với sự tinh thông trong các tùy chọn lưu trữ như: nền tảng đám mây, on-premise, hay hybrid, Data V Tech luôn mang lại cho các nhà sản xuất trên toàn thế giới sự chuyên nghiệp, linh hoạt, phù hợp đặc thù từng ngành, cam kết trong thiết kế và phát triển các hệ thống ERP tùy chỉnh.
