Tự động hóa các khoản phải trả AP trong DocStar
Hợp lý hóa việc quản lý tài liệu một cách dễ dàng
Giải pháp tự động hóa AP của DocStar giúp cải thiện quy trình xử lý các khoản phải trả. Nền tảng của chúng tôi sử dụng công nghệ tự động hóa tiên tiến để đơn giản hóa việc xử lý hóa đơn và thanh toán, giảm thiểu thao tác thủ công, giảm lỗi và tăng tốc các giao dịch tài chính.
Tự động hóa AP là gì?
Tự động hóa các khoản phải trả hay tự động hóa AP là việc sử dụng công nghệ để hợp lý hóa và cải thiện quy trình xử lý khoản phải trả của doanh nghiệp. Bằng cách loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công tẻ nhạt và đơn giản hóa các quy trình tài chính phức tạp, đội ngũ kế toán sẽ không mất thời gian cho các công việc nhàm chán và có thêm nhiều thời gian cho các hoạt động có giá trị cao.
Các Tính năng chính của Tự động hóa AP
Hợp lý hóa Quy trình Phê duyệt
Phần mềm xử lý các khoản phải trả (AP) của DocStar tự động gửi hóa đơn đến các cá nhân thích hợp để phê duyệt. Quy trình tự động hóa này được được điều chỉnh bởi các quy tắc được xác định trước, đẩy nhanh tiến độ phê duyệt, giảm tối thiểu rủi ro thất lạc hoặc chậm trễ hóa đơn.
Đơn giản hóa việc Xử lý Hóa đơn
Công nghệ tự động hóa tiên tiến giúp thu thập hóa đơn của nhà cung cấp từ nhiều kênh khác nhau một cách hiệu quả, chuyển đổi chúng sang định dạng kỹ thuật số và phân loại dữ liệu một cách chính xác. Phương pháp này loại bỏ sự can thiệp thủ công, giảm rủi ro xảy ra lỗi.
Đơn giản hóa Quy trình Tuân thủ và Kiểm toán
Hệ thống tự động hóa giúp ghi chép và theo dõi tỉ mỉ tất cả các giao dịch tài chính, tuân thủ các tiêu chuẩn quy định. Hơn nữa, tính năng này còn đơn giản hóa quy trình kiểm toán, giảm căng thẳng và thời gian hao phí do căng thẳng.
Thanh toán Kịp thời và Chính xác
Hệ thống tự động hóa đảm bảo xử lý thanh toán đúng hạn và chính xác. Chúng tích hợp liền mạch với cơ sở hạ tầng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, loại bỏ việc phải đại tu toàn bộ các công cụ hiện có.
Các lợi ích của Tự động hóa AP
Việc triển khai tự động hóa các khoản phải trả giúp cải thiện đáng kể cách doanh nghiệp xử lý dữ liệu hóa đơn, tối ưu hóa các hoạt động và kết nối mạnh mẽ hơn với nhà cung cấp, đồng thời giảm chi phí. Dưới đây là các ưu điểm chính:
Tăng cường Hiệu quả
Tự động hóa quy trình xử lý các khoản phải trả giúp giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công, giải phóng nhân viên để họ dành thời gian tập trung vào các công việc có giá trị hơn. Việc tăng tốc này cũng cho phép xử lý hóa đơn nhanh hơn, tạo cơ hội để chiết khấu thanh toán sớm.
Đảm bảo Độ chính xác
Các hệ thống được tự động hóa giúp loại bỏ sai sót trong việc nhập dữ liệu và tính toán, chuẩn hóa việc xử lý hóa đơn với các quy tắc nhất quán cho việc phê duyệt và thanh toán. Điều này đảm bảo việc quản lý giao dịch được chính xác, bất kỳ sự bất thường nào đều được phát hiện kịp thời để giải quyết.
Giám sát và Kiểm soát theo thời gian thực
Tự động hóa AP cung cấp khả năng hiển thị tức thì về quy trình xử lý các khoản phải trả, cho phép quản lý dòng tiền hiệu quả. Việc chia sẻ dữ liệu được cải thiện giúp giảm thiểu sự chậm trễ trong kết nối với nhà cung cấp, hợp lý hóa các hoạt động.
Giảm Chi phí
Tự động hóa các khoản phải trả giúp doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến lao động thủ công, sai sót và giấy tờ. Đặc tính có thể mở rộng của tự động hóa cho phép tăng khối lượng hóa đơn và độ phức tạp mà không làm tăng chi phí tương ứng.
Tăng cường Mối quan hệ với Nhà cung cấp
Việc thanh toán kịp thời, chính xác giúp xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Cổng thông tin nhà cung cấp cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hóa đơn và thanh toán, giảm sự cần thiết phải theo dõi liên tục và nâng cao niềm tin.
Tăng cường Phòng chống Gian lận
Tự động hóa AP thắt chặt kiểm soát và duy trì các dấu vết kiểm toán kỹ thuật số, giảm thiểu rủi ro của hoạt động gian lận. Những dấu vết kỹ thuật số này khiến hành vi lừa đảo khó được thực hiện và giúp việc điều tra hành vi đáng ngờ trở nên dễ dàng hơn.
Tiến tới các hoạt động Số hóa giấy tờ
Tự động hóa AP đưa các doanh nghiệp từ quy trình thủ công, dựa trên giấy tờ sang quy trình làm việc kỹ thuật số, loại bỏ việc lưu trữ vật lý, giảm nguy cơ mất hoặc hư hỏng tài liệu.
Tuân thủ và sẵn sàng cho việc Kiểm toán
Tự động hóa đảm bảo tuân thủ và duy trì hệ thống hồ sơ giao dịch rõ ràng. Cơ sở dữ liệu tập trung, có thể tìm kiếm giúp đơn giản hóa việc truy xuất dữ liệu và tiết kiệm thời gian trong quá trình kiểm toán.
Tích hợp Liền mạch
Các giải pháp tự động hóa AP tích hợp hoàn hảo với ERP và các hệ thống phụ trợ khác, đơn giản hóa việc phân tích và hợp nhất dữ liệu giữa các chức năng kinh doanh. Việc quản lý dữ liệu tập trung giúp cải thiện hiệu suất hoạt động và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp với mục tiêu tài chính.
Trách nhiệm đối với Môi trường
Việc loại bỏ các quy trình giấy tờ sẽ hỗ trợ phát triển bền vững về môi trường bằng cách giảm lượng khí thải carbon, phù hợp với các mục tiêu trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
Phần mềm Tự động hóa AP là gì?
Phần mềm tự động hóa các khoản phải trả, hay còn gọi là phần mềm tự động hóa AP hoặc phần mềm AP, là một giải pháp hiện đại, tích hợp nhiều công nghệ tiên tiến. Chúng bao gồm nhận dạng ký tự quang học (OCR) phức tạp để trích xuất dữ liệu chính xác, trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ máy học (ML) để đối chiếu hóa đơn chính xác và phát hiện bất thường, hệ thống quản lý tài liệu để lưu trữ an toàn và các công cụ phân tích dữ liệu để phân tích hiệu suất sâu sắc.
Ngoài ra, phần mềm AP hoạt động như một kho lưu trữ kỹ thuật số toàn diện và an toàn, ghi chép và lưu trữ tỉ mỉ mọi hóa đơn, phê duyệt, tranh chấp và thanh toán, cải thiện khả năng hiển thị và tuân thủ. Một giải pháp AP tiên tiến nhất tập trung vào việc tự động hóa tất cả các khía cạnh của quy trình AP, bao gồm đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho, khớp lệnh, phê duyệt, xử lý thanh toán, gửi, ghi nhận và báo cáo giao dịch. Thêm một điều cần thiết không thể thiếu trong các quy trình này là giải pháp cũng quản lý các quy trình định tuyến phức tạp.
Tóm lại, phần mềm tự động hóa AP cung cấp một cách tiếp cận hiệu quả, minh bạch và mạnh mẽ để quản lý các chức năng khoản phải trả của doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu quả tài chính. Nó đang chứng tỏ là một yếu tố quan trọng trong hành trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp.
Lợi ích của việc tích hợp ERP với Tự động hóa AP
- Đảm bảo đồng bộ hóa dữ liệu liền mạch trên Tự động hóa AP của DocStar, hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp và tất cả các ứng dụng của doanh nghiệp để tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Doanh nghiệp có thể truy cập ngay lập tức vào các cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, nâng cao khả năng hiển thị toàn bộ hoạt động.
- Giảm thiểu lỗi và nâng cao năng suất bằng cách loại bỏ việc nhập dữ liệu dư thừa và chuyển đổi giữa các ứng dụng để truy xuất thông tin.
- Tự động hóa quy trình xác thực dữ liệu để đẩy nhanh việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán của doanh nghiệp, giảm sự phụ thuộc vào các phương pháp xác minh thủ công.
- Tận hưởng sự linh hoạt tối đa và thân thiện với người dùng trên các ứng dụng doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả.
Dưới đây là vài ví dụ tiêu biểu:
Bạn quan tâm hơn nữa?
Hãy liên hệ với chúng tôi để hiểu hơn vê Phần mềm Tự động hóa AP!